Tvrtka Legendica Vis d.o.o. je agregator za zapošljavanje vozača na digitalnim platformama Glovo, Wolt i Bolt. Njihovo poslovanje uključuje 200tinjak zaposlenika mjesečno. Svaki zaposlenik radi određenu količinu sati i dostava, na temelju čega se radi izračun plaće. Od strane digitalnih platformi Legendica Vis d.o.o. dva puta mjesečno dobiva izvještaje o odrađenim satima i dostavama. Ti podaci su dostavljani kao .pdf izvještaji. Iz .pdf izvještaja ručno su se analizirali podaci za svakog zaposlenika posebno na temelju čega se obračunavala plaća. Za izračune plaća postoji tablica u kojoj se unose podaci za svakog zaposlenika te se putem te tablice radi obračun plaće. Zakon obavezuje Legendicu Vis d.o.o. da svojim zaposlenicima isporučuje platne liste što su radili slanjem maila svakom zaposleniku ponaosob.
Analiziran je poslovni proces obračuna plaće te podijeljen na tri koraka:
Nakon ove implementacije uklonjeni su svi aspekti ručnog i ponavljajućeg rada u procesu izrade obračuna plaće. Zaposlenici koji rade obračune plaće su rasterećeni od ponavljajućeg i ručnog posla. njihovi resursi su oslobođeni za rad na drugim zadacima. Značajno je smanjena količina grešaka pri obračunima te se sada podaci zaposlenicima distribuiraju unutar nekoliko trenutaka. Povećano je zadovoljstvo zaposlenika jer obračun stiže isti dan kao i plaća. Smanjen je broj upita dostavljača prema administrativnom osoblju radi tumačenja pojedinih stavki obračuna. Obračuni su transparentni te je zadovoljen zakonski okvir. Dokumenti su podijeljeni među zaposlenicima koji rade obračun plaće kako bi isti mogli biti dostupni u bilo kojem trenutku sa bilo kojeg mjesta. Omogućena je digitalna pohrana mjesečnih obračuna kao i njihova sigurnosna kopija.
Ukupna količina od pet radnih dana koliko je bilo potrebno za izradu kompletnog obračuna plaća je smanjena na dva sata dnevno što je smanjenje od 20 puta u količini utrošenog vremena na obračun plaća. Na godišnjoj razini 60 radnih dana se trošilo na obračune plaća dok se sada troši ukupno 3 radna dana. Značajno je smanjen i broj upita od strane dostavljača vezano za obračun budući da sada sve informacije primaju putem e-maila.
UTROŠAK VREMENA NA OBRAČUN PLAĆE - PRIJE
40 sati / 5 radnih dana
480 sati / 60 radnih dana
UTROŠAK VREMENA NA OBRAČUN PLAĆE - POSLIJE
2 sata / 0,25 radnih dana
24 sata / 3 radna dana
Vlasnica novootvorenog obrta Klek za poslovno savjetovanje imala je potrebu za uspostavom kompletnog IT okruženja za rad – nabava novih računala, mobitela i servisa koji su nužni za poslovanje.
Obrt ima troje zaposlenika koji su članovi obitelji te imaju potrebu za prijenosnim računalom i mobitelom. Funkcionalnosti koje su potrebne obrtu svode se na korisničke račune za zaposlenike, mail za svakog zaposlenika, podešavanje centralne lokacije za pohranu i pristup podacima, upravljanje klijentima, briga o financijama, komunikacija među zaposlenicima i klijentima, analitika poslovanja i financijskog zdravlja obrta.
Nabavljena su 3 prijenosna računala i tri mobitela. Za svakog zaposlenika kreiran je račun s podešenim pravima pristupa te su računi podešeni za korištenje na prijenosnim računalima. Podešena je centralna lokacija za spremanje dokumenata s računala svakog od zaposlenika – mape Dokumenti i Desktop kako bi podaci bili svima dostupni. Nad centralnom lokacijom za pohranu podataka napravljena je sigurnosna kopija. Definirano je testiranje povrata podataka iz sigurnosne kopije jednom u dva mjeseca. Otvoreni su mailovi te su podešeni za korištenje na prijenosnim računalima i mobitelima. U mailovima su za svakog zaposlenika podešeni potpisi. Unutar emaila u kalendaru podešen je resurs “auto” i resurs “soba za sastanke” kako bi zaposlenici mogli zakazati korištenje resursa i imati pregled kada je koji resurs dostupan. Za komunikaciju je odabran sustav koji pruža mogućnost zaposlenicima za međusobnu komunikaciju kao i komunikaciju s klijentima. Sustav pruža mogućnost snimanja sastanaka što je bio jedan od zahtjeva. Uveden je CRM sustav koju omogućava praćenje klijenata, upravljanja klijentskim podacima i praćenje interakcije s klijentima. Automatiziran je način slanja ponuda, fakturiranja računa, kontrole naplate. Implementiran je sustav za praćenje performansi poslovanja koji omogućava analizu ključnih pokazatelja uspješnosti.
Poslovanje obrta je u potpunosti digitalizirano i automatizirano. Omogućeno je upravljanje i praćenje resursa te kapaciteta obrta. Uspostavljeni su alati za komunikaciju s klijentima kako bi suradnja bila na profesionalnom nivou te kako bi svi podaci bili na jednom mjestu i svima dostupni. Učinkovitost poslovanja je u startu postavljena na visoku razinu jer su poslovne aktivnosti automatizirane te je izbjegnuto trošenje vremena na ručne i ponavljajuće zadatke. Sustavi za analitiku omogućavaju kvalitetno razumijevanje performansi poslovanja i identifikaciju područja za napredak i poboljšanje. Digitalizacijom poslovanja osigurana je konkurentnost na tržištu i otvaranje prilika na digitalnim kanalima.
Pozivam te na besplatne konzultacije u kojima možeš saznati više detalja o digitalizaciji tvog malog biznisa.
Kome su konzultacije namijenjene?
Mnogi mali biznisi nemaju dovoljno znanja ili resursa za učinkovito upravljanje svojim poslovanjem kroz upotrebu tehnologija.
Stoga su često izgubljeni i ne iskorištavaju puni potencijal za rast svog poslovanja.
Probudi se i napravi promjenu!
Pravne stranice
